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Te damos los consejos para saber cómo organizar una oficina, a mantener el orden y la limpieza en sólo 5 pasos. Si quieres saber cómo organizar una oficina ¡No te lo pierdas!

Las oficinas, al ser lugares de trabajo, se caracterizan por ser espacios en los que se desarrollan multitud de tareas de manera simultánea, realizadas por distintas personas que conforman la plantilla de una empresa y que pueden dedicarse a profesiones bien diferentes, todas necesarias para el funcionamiento de la compañía.

Sin embargo, tanto trasiego muchas veces trae consigo cierto desorden o falta de organización que es habitual encontrarnos, y que puede fácilmente reproducirse si no establecemos ciertas normas de organización que ayuden a mantener el orden en la oficina y, también, que hagan que ésta sea un espacio más agradable y eficiente. Lo cual, además, fomenta el aumento de la productividad y concentración, ya que espacios ordenados y bien distribuidos propician la concentración y comodidad en el trabajo.

Por ello, hoy te contamos cómo organizar una oficina en 5 pasos.

1. Cómo organizar una oficina: Una distribución lógica

Lo primero que tenemos que tomar en consideración para saber cómo organizar una oficina es la distribución. Para ello, es fundamental tomar plena conciencia, por un lado, de cómo está conformado el espacio dentro de la oficina y, por otro, de las áreas de trabajo, departamentos, etc. conforme a los cuales se organice el trabajo de nuestra empresa.

La luz será el otro elemento fundamental a la hora de escoger una distribución. 

En este sentido, espacios amplios bien iluminados serán ideales para situar escritorios o mesas de trabajo en equipo que creen islas en función de los departamentos o proyectos que realicemos en la oficina. 

Asimismo, para saber cómo organizar una oficina tienes que saber que las salas de juntas o reuniones habitarán mejor en espacios centrales pero aislados dentro de la oficina, con amplias mesas, así como despachos o departamentos que trabajen conjuntamente de manera habitual deberán situarse contiguos para facilitar un tránsito ordenado, intuitivo y sencillo en la oficina.

2. Cómo organizar una oficina: Organizar el trabajo y delimitar áreas

En continuación con el paso anterior sobre cómo organizar una oficina, una vez que hemos diseñado cómo queremos que sea la distribución de nuestra oficina, es decir, la que propicie un uso más intuitivo y sencillo de estas instalaciones, tendremos que distribuir puestos de trabajo y mobiliario de forma que las áreas queden claramente delimitadas.

Estas divisiones son fundamentales en cómo organizar una oficina para que la misma sea un espacio organizado, pues así cada empleado tendrá claramente diferenciadas las áreas para la finalidad de las mismas: trabajo, organización de archivos, fotocopias, comida… Estas limitaciones favorecen un uso ordenado de la oficina, así como evitan la mezcla de tareas, de forma que se acabe comiendo en el puesto de trabajo o se acumule material de unas áreas de la oficina en otras.

Para llevar a cabo este segundo paso de cómo organizar una oficina es buena idea crear un mapa de la misma que especifique estas zonas claramente, y asegurarse de que cada persona lo conoce, así como marcar claramente con el material y mobiliario de la oficina los distintos ambientes de la misma.

3. Cómo organizar una oficina: La limpieza

Por supuesto,uno de los 5 pasos sobre cómo organizar una oficina es la limpieza.

Una vez que tenemos una oficina con áreas claramente separadas, de distribución sencilla y cómoda en la que la organización se fomenta de manera intuitiva, es fundamental mantenerla con un buen nivel de limpieza.

La limpieza es, en primer lugar, una necesidad de higiene básica en cualquier oficina o vivienda, pero, además, una oficina limpia impulsa el que quienes la recorren la mantengan de dicha manera, evitando acumular suciedad, documentos innecesarios y desperdicios.

Para ello, contar con un equipo de limpieza además de con señalizaciones que recuerden a los empleados la importancia de mantener el espacio, materiales y muebles de la oficina limpios serán de gran utilidad si estás pensando en cómo organizar una oficina de la mejor manera posible.

4.Cómo organizar una oficina: Etiquetar y crear protocolos

Vamos con el cuarto paso en nuestro proceso de cómo organizar una oficina, el de etiquetar y crear protocolos para un mayor orden.

A la hora de mantener los espacios de la oficina en óptimo estado, tal y como comentábamos, estas 2 medidas resultan de gran utilidad:

  • Por un lado, etiquetar archivadores, cajones, estantes… y todo contenedor que queramos marcar con un documento o elemento específico nos ayudará enormemente a mantener el orden en la oficina. Para ello, una etiquetadora resulta útil y sencilla.
  • Por otro lado, establecer protocolos que indiquen cómo reciclar en la oficina, que especifiquen el uso de máquinas como fotocopiadoras y qué hacer con cada tipo de documento o cuándo llevar a cabo la revisión y limpieza de archivos y ordenadores es una herramienta clave y fundamental para la organización de cualquier oficina. Además, se pueden compilar fácilmente en documentos que entregar a cada nuevo empleado o trabajador.

Con estos consejos sobre cómo organizar una oficina, ayudarás a que tus esfuerzos por mantenerla limpia y organizada de sus mejores resultados.

5. Cómo organizar una oficina: Incluir accesorios y material para la organización

Por último en este post sobre cómo organizar una oficina, hablaremos de incluir accesorios y material para ello.

A la hora de pensar en el material que necesitamos para nuestra oficina, debemos incluir un punto que tenga en cuenta los accesorios que ayudarán a que cada estancia y escritorio pueda mantenerse ordenado y a una buena organización.

Para ello, existen multitud de productos con la finalidad de organizar una oficina:

  • Bandejas de archivos
  • Carpetas y archivadores con separadores
  • Pizarras
  • Post-its

Así como taquillas y todo tipo de estante que ayude a diferenciar espacios que más tarde podremos utilizar para asignar a personas, tareas, archivos o cualquier otro uso que nos ayude con la organización de la oficina.

Como has comprobado, estos pasos conforman, uno a uno, las diferentes fases para saber cómo organizar una oficina y conseguir la mejor distribución y organización de nuestra oficina. Aquella que ayudará a que tanto empleados como clientes o transeúntes ocasionales la utilicen de manera ordenada, manteniendo su limpieza de la forma más intuitiva posible. Y todo ello gracias a estos sencillos consejos sobre cómo organizar una oficina que te ayudarán a que tu oficina sea un espacio agradable en el que reine la organización y la productividad en el trabajo.

Desde Amico, especialistas en mamparas de oficina Madrid, esperamos haberos ayudado y haber aclarado todas las dudas posibles con este post sobre cómo organizar una oficina.

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